AI замість Excel, або як ми пришвидшили документообіг у логістиці
На початку 2025 року до MIM:AGENCY, агенції стратегічного маркетингу, звернулась одна з провідних логістичних компаній України. Компанія зіткнулася з типовою для галузі проблемою: значне зростання обсягів вантажопотоку призвело до перевантаження операторів відділень, зниження точності в роботі з накладними та відповідне уповільнення обробки відправлень. Щодня через руки співробітників проходили тисячі накладних і супровідних документів, кожен з яких потребував ручного заповнення, перевірки й фіксації у внутрішній системі.
Особливо складними були процеси:
- ручного заповнення форм відправлення;
- перевірки даних за документами;
- інформування клієнтів про хід доставки.
Чого прагнула компанія:
- скоротити час обслуговування клієнтів у відділеннях;
- мінімізувати людські помилки у фінансових і транспортних документах;
- покращити швидкість інформування відправника та одержувача про статус вантажу.
Типові труднощі до впровадження автоматизації
- Ручне заповнення та перевірка форм займали велику кількість часу на кожен документ.
- Високий ризик помилок у цифрах, валютах, адресах. Особливо при перенесенні даних з паперових документів чи фото.
- Нестандартизовані формати накладних від партнерів-експедиторів. Оператори змушені були вручну адаптувати дані під внутрішню систему.
- Затримки в оновленні статусів доставки: клієнти отримували SMS або повідомлення через годину-дві після фактичної події.
- Відсутність єдиного цифрового ядра для синхронізації між складом, відділенням і клієнтською CRM.
Рішення від MIM:AGENCY – створення інтелектуальної системи документообігу
Команда MIM:AGENCY розробила інтегровану AI-систему обробки документів, яка поєднує в собі:
- OCR-модуль для розпізнавання тексту з паперових документів, PDF і фото;
- Машинне навчання для аналізу структури нестандартизованих форм;
- Модулі валідації для перевірки логіки даних: відповідність валюти країні, коректність ІПН, адрес, сум;
- Автоматичне формування внутрішньої накладної на основі вхідного документа з можливістю редагування;
- Push/SMS/email-сповіщення про зміну статусу вантажу в режимі реального часу;
- Синхронізацію з PIM і CRM для збереження історії клієнтів і без дублювання даних.
Що саме реалізовано:
- Миттєве розпізнавання полів накладної – від номера до типу вантажу, ПІБ, вартості, ПДВ, способу доставки, коментарів.
- Контекстне порівняння з попередніми відправками клієнта. Система підказує шаблон або повідомляє про розбіжності.
- Автоматичне формування QR-коду/штрихкоду для маркування вантажу.
- Гнучкий інтерфейс для операторів – так вони можуть верифікувати або доповнювати автоматично сформовану форму.
- API для інтеграції з месенджерами та Viber-ботом – для клієнтів, які хочуть отримувати статуси в зручному каналі.
Результати після 3 місяців впровадження
| Показник | До автоматизації | Після автоматизації |
| Кількість помилок у документах | 5–7% | <0,4% |
| Навантаження на операторів | 100% | ~45% |
| Швидкість оновлення статусів доставки | до 1 години | у реальному часі |
| Оброблених документів на оператора | до 100/день | до 250/день |
Якого ефекту було досягнуто:
- Зниження навантаження на співробітників без скорочення штату;
- Підвищення точності в фінансових документах і зменшення кількості актів коригування;
- Поліпшення користувацького досвіду клієнтів через швидке інформування й чітке супроводження;
- Підготовка до масштабування. Така система здатна обробляти до 1 млн документів на місяць без втрати продуктивності.
- Гнучкість і прозорість для керівництва — миттєва звітність, контроль навантаження, аналітика обробки в реальному часі.
Висновки
Команда MIM:AGENCY реалізувала рішення, яке перетворило документообіг зі слабкої ланки на конкурентну перевагу завдяки автоматизації роботи. У порівнянні з результатами до автоматизації видно, що цей процес потребував велику кількість часу, людського ресурсу, через що робота просувалася повільно. За допомогою автоматизованої системи було спрощено процес обробки документів, а також оновлення статусів.
Помітним було й зниження кількості звернень до технічної підтримки. Сьогодні українська логістична компанія працює за такою схемою: оператор перевіряє документ – а не вводить його вручну. А клієнт дізнається про статус – ще до того, як встиг поставити запитання.
